¿Qué es la facturación electrónica y su impacto para los clientes de seguros?
La facturación electrónica es un requisito que deben cumplir las personas naturales y jurídicas que cumplan los requisitos exigidos por la DIAN (departamento de impuestos y aduanas nacionales), en este proceso se reemplaza la factura física por un documento electrónico el cual cumple con requisitos legales y de seguridad que permiten generar un mayor control de los ingresos y evitar a su vez la evasión de impuestos, haciendo mucho más transparente el recaudo que debe pagar cada comerciante y/o empresa.
¿Cómo se logra evitar la evasión?
Cada comerciante que elabore una factura electrónica debe enviar una copia de esta al correo electrónico seleccionado y reportado previamente por cada cliente para la recepción de facturas, al mismo tiempo se envía una copia de este documento a la Dian y sus bases de datos quedan alimentadas mes a mes con todos los ingresos, impuestos y demás elementos facturados a los clientes, de tal forma que se tiene en tiempo real un control de lo que factura cada persona y/o empresa.
Esto permite también agilizar los procesos de declaraciones de impuestos y retenciones mes a mes y año a año. Ya que la información está mucho más depurada, con menos inconsistencias y a la mano de todos.
¿Cómo afecta la facturación electrónica al sector asegurador y a sus clientes?
Por ser personas jurídicas que cumplen los requisitos exigidos por la DIAN, las aseguradoras deben emitir una factura electrónica cada que se de lugar a recaudo por parte de los clientes, es decir que la aseguradora expedirá la caratula de la póliza para el cliente de acuerdo a la periodicidad de la póliza, ya sea anual para aquellas pólizas que renuevan como lo son los seguros de vida o solo de única expedición como lo es el SOAT, pero al mismo tiempo debe emitir la factura electrónica para el cliente.
¿Cuando se recibirá la factura electrónica?
Dependiendo de la forma de pago de la póliza se emitirán y recibirán las facturas, es decir, aunque la póliza pueda tener vigencia de un año, pero el cliente decide realizar pagos mensuales, recibirá una factura electrónica mensual por el valor correspondiente al mes a pagar.
Para el caso de las pólizas de pago anual, solo se recibirá una factura electrónica al momento de la expedición de la póliza y en el momento de la renovación año a año.
Adicionalmente si durante la vigencia de la póliza se realizan aumentos o reducciones de coberturas, se generarán nuevas facturas
electrónicas correspondientes a estas transacciones.
¿Cuáles son las responsabilidades de las aseguradoras y los clientes en este proceso?
La aseguradora debe realizar el envío dentro de los plazos razonables a los clientes de los documentos de cobro cumpliendo todos los requisitos de la DIAN para la expedición de estos documentos.
Por su parte el cliente está obligado a realizar la actualización de datos ante la aseguradora para garantizar el recibo apropiado de los documentos electrónicos y realizar el pago de la póliza dentro de los tiempos establecidos para ello.
¿Qué hace Visión Segura y Cía Ltda en este proceso?
Al ser intermediarios entre la aseguradora y los clientes, tenemos la responsabilidad de hacer seguimiento a los clientes y reportar novedades de cambios de su información ante la compañía aseguradora, debemos dar apoyo a los clientes ante inconsistencias en los valores facturados y velar porque los clientes tengan el apoyo constante del uso de su seguro para que estén siempre protegidos ante cualquier eventualidad y puedan hacer uso de la póliza cuando sus riesgos se materialicen.
Mauricio Bernal – Gerente Administrativo
